Het zou waardevol zijn als vPlan gekoppeld kan worden aan de agenda van een medewerker, bijvoorbeeld Outlook/Microsoft 365, zodat bij het plannen rekening wordt gehouden met bestaande afspraken en vergaderingen.
Op dit moment kan een medewerker in vPlan bijvoorbeeld nog meerdere uren beschikbaar lijken, terwijl een groot deel van de werkdag al gevuld is met vergaderingen. Voor een planner lijkt het daardoor alsof er nog voldoende capaciteit beschikbaar is, terwijl dat in werkelijkheid niet zo is.
Om dit nu correct weer te geven, zou voor iedere vergadering of afspraak handmatig een corresponderende taak in vPlan moeten worden aangemaakt. Dat zorgt voor dubbel werk en is foutgevoelig.
Gewenste situatie:
vPlan leest de bezette tijd uit de gekoppelde agenda.
Agenda-afspraken verminderen automatisch de beschikbare/plannbare capaciteit van die medewerker.
Een planner ziet daardoor direct hoeveel tijd iemand daadwerkelijk nog beschikbaar heeft.
Het is niet noodzakelijk dat alle details van een afspraak zichtbaar zijn; alleen het tijdsblok als “bezet” kan al voldoende zijn.
Hiermee geeft vPlan een realistischer beeld van de beschikbare capaciteit en wordt voorkomen dat medewerkers worden ingepland op momenten waarop zij door vergaderingen of andere agenda-afspraken feitelijk niet beschikbaar zijn.
